Isännöinnin vuosikellossa tehtävät vaihtuvat

Isännöitsijän tehtävänä on seurata yhtiön toimintaa ja taloutta. Isännöitsijä pitää yhteyttä hallitukseen, ja hän myös tiedottaa yhtiön asioista. Nämä ovat jatkuvia tehtäviä. Osa tehtävistä sen sijaan vaihtelee vuodenajoittain.

Kevät – kokoukset, edellisen vuoden vahvistaminen ja uusi hallitus

Kevät on kokousten aikaa – keskimäärin kokouksia kertyy isännöitsijälle vuosittain sata. Jos tilikausi on ollut kalenterivuosi, teettää isännöitsijä keväällä edellisen vuoden tilinpäätökset. Hän selvittää muun muassa, paljonko kiinteät kustannukset tulevat mahdollisesti muuttumaan ja laatii talousarvion. Hallitus käy kokouksessaan läpi talousarvion ja tilinpäätöksen. Tilinpäätöksen tarkastaa tilintarkastaja tai toiminnantarkastaja.

Yhtiökokous käsittelee ja vahvistaa tilinpäätöksen ja talousarvion. Valittu hallitus järjestäytyy. Uudet hallitusjäsenet perehdytetään käymällä vastuut ja tehtävät läpi, ja hallitus pitää ensimmäisen kokouksensa. Tilikauden kunnossapitohankeurakat on käsiteltävä. Kaikkien tilivuoden töiden on oltava tilattuina viimeistään toukokuussa. Isännöitsijä tiedottaa päätöksistä ja panee päätökset täytäntöön.

Isännöitsijä hoitaa mahdolliset kaupparekisterimuutokset Patentti- ja rekisterihallitukseen. Hän myös tekee tarvittavat veroilmoitukset.

Kesä – kuluvan vuoden hankkeet ja lomakausi

Kesällä isännöitsijä järjestelee ja hallinnoi päätetyt hankkeet eli hankkeiden rahoitukset, valvonnan ja tiedottamisen. Tilikauden kunnossapitohankkeista pidetään seurantakokous. Myös välitilinpäätös on käsiteltävä. Kesään kuuluvat lisäksi loma-ajan tuuraukset ja ulkotyöt.

Syksy – kuluvan vuoden hankkeet, seuraavan suuntaviivat

Syksyllä isännöitsijä suunnittelee seuraavan vuoden toiminnan ja tekee tulevista hankkeista perusselvitykset. Hän käy läpi taloudelliset tilanteet ja tiedottaa osakkaita tarpeen mukaan. Isännöitsijä tarkistaa, miltä osin taloyhtiöiden strategiat kaipaavat rakentamista ja päivitystä. Seuraavan tilikauden hankkeet on vahvistettava. Myös sisäkorjaushankkeiden toteutuminen vaatii seurantaa. Isännöitsijä päivittää toimintakertomuksen ja kunnossapitotarveselvityksen ja lähettää ne lausunnolle.

Talvi – uusien hankkeiden valmistelu, budjetointi, tilinpäätös

Talvella isännöitsijä tekee valmistuneiden hankkeiden loppuselvitykset. Hän aikatauluttaa kevään kokoukset, valmistelee tilinpäätökset sekä laatii keväällä vahvistettavat talousarviot. Isännöitsijä huolehtii myös kevään kokouksiin tarvittaessa vietävien hankkeiden hallinnosta. Samoin on vahvistettava toimintakertomus että korjausohjelma.

You Might Also Like