Nettikokoukset ovat tulevaisuuden juttu isännöintialalla

Tamperelainen Kiinteistötarina Isännöinti satsaa toiminnassaan asiakaspalveluun, ja ottaa käyttöönsä Nettikokous.fi-alustan.

Palvelu on tamperelaisen DocuD Oy:n luoma kokousalusta, joka mahdollistaa täysipainoisen kokoustamisen suoraan verkossa.

Kuva: Joonas Alanne/Tamperelainen
Kuva: Joonas Alanne/Tamperelainen

Kiinteistötarina aikoo käyttää verkkoalustaa taloyhtiöiden hallitusten kokouksien järjestämiseen.

Nettikokous.fi -palveluun voidaan kutsua mukaan useita keskustelijoita, kokoustajien lisäksi esimerkiksi tarvittaessa eri alojen asiantuntijoita.

Dialogia voidaan käydä niin kirjallisesti kuin puhutustikin. Palvelu ei vaadi asentamista vaan se toimii verkkoselaimella.

Alustan etuna verrattuna esimerkiksi Skypeen on se, että kokouspohja on otettu olleelliseksi osaksi käyttökokemusta.

Esimerkiksi pöytäkirja voidaan tehdä netissä ja osallistujille voidaan myös tarvittaessa lähettää erilaisia liitteitä.

Esityslistan seuraaminen on tehty helpoksi ja sähköinen allekirjoittaminen onnistuu verkkopankkitunnusten avulla.

Luodut aineistot ja tallennetut keskusteluhistoriat tallennetaan nettikokous.fi-palveluun, ja niihin voidaan palata tarvittaessa myöhemmin.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n asettamat vaatimukset tämän kaltaisille järjestelmille on huomioitu jo palvelun suunnittelussa.

Tällä hetkellä palvelua käyttää yksi Kiinteistötarinan isännöimä taloyhtiö.

– Sen taloyhtiön hallituksen jäsenet ovat nuorempia ja puheenjohtajalla on IT-taustaa. Tämä oli heille sopiva alusta. Yksi kokous on järjestetty ja se meni ihan mukavasti, sanoo isännöitsijä Mika Mali.

Hän kuvailee palvelua hirveän helppokäyttöiseksi, vaikka ”pieniä teknisiä kommervenkkejä” joudutaankin edelleen korjaamaan.

– Tämä on tulevaisuuden juttu seuraavaa sukupolvea varten, heillehän tämä on jo niinsanottu no-brainer.

Sähköisten kokousten avulla pyritään tekemään hallituksen kokouksiin osallistumista aiempaa helpommaksi. Digitaalisuuden toivotaan madaltavan osallistumiskynnystä, sillä osallistumisaktiivisuus on tunnetusti heikkoa.

– Monessa taloyhtiössä suurin ongelma on se, että ihmiset eivät enää halua istua tuntitolkulla kokouksissa. Kokoukset halutaan hoitaa etänä, ja on iso etu, että palvelun ansiosta sen voi tehdä vaikka ulkomaanmatkalta, arvioi Mali.

Kiinteistötarina on uudehko tulokas isännöintialalla. Malin mukaan yritys pyrkii panostamaan kilpailijoitaan enemmän asiakaspalveluun.

– Muut eivät ole nähneet tarvetta lähteä kilpailemaan sillä, ja se näkyy vähän huonona maineena alalla. Asioita voitaisiin tehdä toisin, avoimemmin ja läpinäkyvämmin. Asiakaspalvelulla tehdään nykyään iso ero.

[Juttu on julkaistu 1.12.2018 Tamperelaisessa]

You Might Also Like